Cobrar por elaborar un presupuesto

Esta semana en una conversación con un viejo amigo le comentaba la problemática que me encuentro a veces con algunas solicitudes de presupuesto.

Resulta que varios posibles clientes me piden presupuesto para crear apps o webs y me encuentro con las siguientes posibilidades:

  • El cliente me dice: “necesito exactamente un clon de esta web (o app)”. Con su correspondiente enlace a la web o app.
  • El cliente me pasa un documento bien redactado dentro de lo que cabe, muy parecido a lo que debería ser un documento funcional razonable.
  • El cliente me dice: quiero una app/web para hacer “X”, sin ningún tipo de instrucción más. Ejemplo: quiero una app para registrar las horas de mis trabajadores.

Me gustaría exponer las dificultades que entraña cada una de estas posiblidades para luego hacer una reflexión final. En cada una de ellas haré un cálculo aproximado del tiempo y las acciones necesarias para poder elaborar el presupuesto con un mínimo de calidad.

Presupuesto para clonar una app o web

En este caso el cliente sabe exactamente lo que necesita, pero es difícil a veces que el desarrollador adquiera los detalles. Personalmente es la forma de pedir presupuesto que encuentro más incómoda, ya que:

  • Tengo que registrarme en la plataforma y verla exactamente como el usuario la ve, probando todas las funcionalidades (teniendo que aportar todos los datos y registrándome de varias formas), intentando entender cómo funciona la plataforma a nivel técnico y pensando cómo replicarla.
  • No sé cómo funciona la parte que no es de “usuario”, es decir, los entresijos de los algoritmos o posibilidades que no están a mi alcance como usuario.

Todo esto crea una sensación de incomodidad en la que sabes que tu presupuesto se va a “quedar corto” porque siempre te surgirán cosas que no has podido ver o que el cliente te contará después. No solo vas a ciegas y asumiendo un margen de error que puede ser bastante alto, sino que tienes que dedicar bastante tiempo a hacer un análisis exhaustivo de la arquitectura y las funcionalidades.

Fácilmente puedes dedicar una jornada a entender totalmente el software a clonar, teniendo reuniones y llamadas de consulta al cliente cada poco. Además, hay que elaborar un documento de arquitectura cuyos entresijos desconoces.

Presupuesto para elaborar un software con un documento funcional

Este es el ideal, ya que todo viene especificado (o debería venir) en el documento proporcionado por el cliente. Esto libera mucho de incertidumbre, aunque no está exento de dedicación; pues suele ocurrir que el cliente no es un perfil técnico y la elaboración del presupuesto requiere de ciertas aclaraciones e, incluso, asesoramiento técnico.

Este tipo de presupuestos me suele llevar, aproximadamente una media jornada en estimar, afinando bastante bien las horas estimadas con respecto a las que se dedican finalmente.

Presupuesto para elaborar una app/web que haga una funcionalidad

Aquí el verdadero problema es justificar de cara al cliente todo lo que “hay detrás” de la funcionalidad. Pongamos un ejemplo:

Una app que registre las entradas y salidas de los trabajadores de su puesto de trabajo requiere de:

  • Un servidor para alojar la base de datos.
  • Quizás un entorno web donde poder ver los datos de manera fácil e intuitiva.
  • Una arquitectura de base de datos eficiente.
  • Una API de comunicación entre la app y el servidor.
  • Diseño.
  • Funcionalidades adicionales.
  • Posible comunicación con su sistema propio.
  • etc.

Todas estas cosas requieren de tiempo de estudio y, quizás de una reunión profunda con el cliente para entender exactamente cómo funciona su empresa y cuál es la mejor forma de cubrir esa necesidad y solucionar el problema. Normalmente no se dedicarán menos de 8 horas para completarlo.

¿Qué implica elaborar un presupuesto?

Una vez visto “lo que se necesita”, ahora veremos cómo elaborar un presupuesto que ayude a dejar claro qué se va a hacer cuánto va a costar. En primer lugar hay que redactar muy bien las funcionalidades que va a tener el producto final y dejar por escrito qué casos de uso se tendrán en cuenta.

Elaborar este documento, en el que se sintetiza análisis, experiencia y elección de tecnologías no es sencillo ni inmediato, lleva su tiempo que sea de buena calidad y sirva de guía para la realización del proyecto.

Añadir un estimado de horas de desarrollo es también interesante y ayuda a que el cliente entienda la justificación del gasto que va a realizar, y, además, le permite “poner y quitar” funcionalidades en función del presupuesto.

Conclusiones

Como vemos, el mero hecho de solicitar un prespuesto ya supone un gasto de horas por parte del desarrollador que no siempre se van a ver recompensadas con la elección. Me ha pasado muchas veces que, finalmente acaban descartando mi propuesta por el precio, y es lícito, pero queda una sensación de: “si el precio era tan importante, podíamos habernos ahorrado todo esto”.

Todo ese trabajo de análisis y consultoría no sirve para nada, e, incluso, puede utilizarse luego para solicitar el mismo presupuesto a otro desarrollador o empresa que no tendrá que invertir todo ese tiempo.

Este buen amigo del que te hablaba me sugirió empezar a cobrar por elaborar los presupuestos, algo que, de alguna manera, viene a solucionar mi problema.

Seguramente muchos clientes no entiendan todos los motivos e, incluso, se ofendan por decirles que tienen que pagar por saber cuánto les va a costar su proyecto, y, probablemente se pierda la oportunidad de trabajar para ellos. No obstante, esto es, a veces, mejor que sentir que has trabajado para nada.

También suelo preguntar cuál es el presupuesto máximo que tiene pensado gastar el cliente, de manera que si ofrece una cifra demasiado baja, o poco coherente, podemos evitarnos todo el proceso.

¿Y tú? ¿Cómo intentas atajar este problema?

Deja una respuesta